Персональні дані: особливості для адвокатів і нотаріусів

Мін'юст роз'яснив практичне застосування Закону "Про захист персональних даних", зокрема розповів адвокатам, нотаріусам і підприємцям, яка інформація в їх діяльності може бути базою персональних даних.

В цілому нічого нового в ньому не міститься, в основному роз’яснення грунтується на структурованому викладі норм зазначеного закону. Однак деякі цікаві моменти, що стосуються фізосіб-підприємців та самозайнятих осіб, все ж є.

Мін’юст вважає, що фізособи-підприємці та самозайняті особи самостійно визначають, чи володіють вони базами персональних даних в сенсі Закону.

Так, на адвокатів законодавством не покладено обов’язку ведення баз персональних даних клієнтів при здійсненні професійної діяльності. Але, якщо вони формують справи на своїх клієнтів, які постійно оновлюються і підтримуються в актуальному стані, то такі справи є базою персональних даних і підлягають державній реєстрації.

Нотаріуси можуть обробляти персональні дані своїх найманих працівників, клієнтів в базах персональних даних, однак документи нотаріального діловодства та архів нотаріуса, за визначенням ст. 14 Закону "Про нотаріат", не є базою персональних даних в сенсі Закону "Про захист персональних даних" і не підлягають державній реєстрації.

Крім того, у випадку, якщо фізособи-підприємці укладають договори виконання робіт або надання послуг з фізичними особами, такі договори, на думку Мін’юсту, також не є базою персональних даних і не підлягають державній реєстрації.

Із роз’яснення також чітко випливає, що сукупність персональних даних, які містяться в паспортах, документах про освіту, про стан здоров’я та в інших документах найманих працівників (які останні подають при оформленні на роботу, укладанні трудового договору) становлять базу персональних даних, оброблювану власником бази на підставі ст. 24 КЗпП.

Бази персональних даних можуть зберігатися та оброблятися як у формі картотек, так і в електронній формі, а то й в обох цих формах паралельно.

Реєстрація баз персональних даних проводиться за "заявочним принципом", з якого, на думку Міністерства випливає, що ключовим і визначальним моментом для власника бази є подача заявки та внесення даних про базу в Державний реєстр персональних даних, а аж ніяк не отримання свідоцтва про реєстрацію. Заява про реєстрацію може бути подана як у паперовій, так і в електронній формі. Причому для останньої необхідний електронний підпис на заяві – обов’язковий реквізит електронного документа. Обов’язкове зазначення в заяві мети обробки персональних даних. Ця мета повинна бути в обов’язковому порядку сформульована в законі, іншому нормативно-правовому акті, положенні або в установчих документах.

Приділив увагу Мін’юст у своєму роз’ясненні і наданню згоди суб’єктом персональних даних на обробку цих даних. Така згода в обов’язковому порядку має бути документована, зокрема, надана в письмовій формі. Без цієї згоди обробка даних про фізичну особу "не допускається, крім випадків, визначених законом, і лише в цілях, національної безпеки, економічного добробуту та прав людини". Мін’юст вважає, що під "законом" в даному випадку розуміються всі інші закони, що мають право на обробку персональних даних із зазначенням чіткого переліку цих даних.

У згоді суб’єкта на обробку його персональних даних має бути обов’язково вказано, на обробку даних з якою саме метою він дає згоду, в якому обсязі (тобто які саме дані про себе дозволяє обробляти), в якому порядку їх використання, поширення та доступу до них.

ЛІГА:ЗАКОН